مدیریت دارایی (ITAM) چیست؟

مدیریت دارایی IT (ITAM) ردیابی پایان و مدیریت دارایی های فناوری اطلاعات است تا اطمینان حاصل شود که هر دارایی به درستی مورد استفاده قرار می گیرد ، نگهداری می شود ، به روز می شود و در پایان چرخه عمر خود دفع می شود.

ITAM شامل استفاده از داده های مالی ، قراردادی و موجودی برای ردیابی و تصمیم گیری استراتژیک در مورد دارایی های فناوری اطلاعات است. هدف اصلی اطمینان از استفاده از منابع فناوری اطلاعات به طور مؤثر و مؤثر است. ITAM همچنین با کاهش تعداد کل دارایی های مورد استفاده و گسترش عمر آن دارایی ها ، از جلوگیری از به روزرسانی های پرهزینه ، به بهینه سازی هزینه ها کمک می کند. بخش مهمی از ITAM درک کل هزینه مالکیت و یافتن راه هایی برای بهینه سازی استفاده از دارایی است.

دارایی IT چیست؟

دارایی فناوری اطلاعات (IT) هرگونه اطلاعات ، نرم افزار یا سخت افزاری است که یک سازمان در دوره فعالیت های تجاری خود از آن استفاده می کند. دارایی های سخت افزاری شامل تجهیزات محاسبات فیزیکی مانند سرورهای فیزیکی در مراکز داده ، رایانه های رومیزی ، دستگاه های تلفن همراه ، لپ تاپ ، صفحه کلید و چاپگر است. از طرف دیگر دارایی های نرم افزاری شامل برنامه هایی است که به طور معمول مجوزها برای هر کاربر یا دستگاه صادر می شود ، همچنین سیستم های نرم افزاری و پایگاه داده های ساخته شده با استفاده از منابع منبع باز. دارایی های نرم افزاری همچنین شامل دارایی های مبتنی بر ابر ، مانند برنامه های نرم افزاری به عنوان سرویس (SAAS) است.

یک فرآیند مدیریت دارایی IT چگونه کار می کند؟

فرآیند مدیریت دارایی IT (ITAM) معمولاً مراحل زیر را شامل می شود:

1. شناسایی دارایی: اولین قدم در مدیریت دارایی IT ایجاد موجودی مفصل از تمام دارایی های IT است. این امکان شناسایی آسان را فراهم می کند و تضمین می کند که دارایی های اضافی برای راندمان بیشتر بهینه سازی می شوند.
2. ردیابی: این شامل استفاده از یک ابزار یا سیستم ITAM برای نظارت مداوم دارایی های IT است. اطلاعات جمع آوری شده برای ردیابی هر دارایی شامل مالی (هزینه دارایی) ، قراردادی (ضمانت نامه ها ، مجوزها و توافق نامه های سطح خدمات (SLA)) و داده های موجودی (مکان و وضعیت دارایی های فیزیکی) است.
3. تعمیر و نگهداری: دارایی های IT با توجه به مرحله چرخه عمر آنها نگهداری می شوند. تعمیر و نگهداری شامل تعمیر دارایی ، به روزرسانی و جایگزینی است. کلیه فعالیتهای تعمیر و نگهداری انجام شده بر روی دارایی IT به عنوان بخشی از فرآیند ITAM ثبت می شود تا از داده ها برای ارزیابی عملکرد دارایی استفاده شود.

مراحل چرخه دارایی IT

هر دارایی IT دارای چرخه عمر محدود است. مدیریت دارایی IT (ITAM) در مورد مدیریت چرخه عمر دارایی برای اطمینان از حداکثر بهره وری است. در حالی که هر سازمان ممکن است مراحل منحصر به فرد چرخه عمر را تعریف کند ، یک چرخه عمر دارایی IT به طور کلی شامل مراحل زیر است:

1. برنامه ریزی: این شامل تصمیم گیری در مورد دارایی های مورد نیاز یک سازمان ، استفاده در نظر گرفته شده آنها و نحوه دستیابی به آنها است. سازمانها همچنین گزینه های رقابتی را در نظر می گیرند و در هنگام برنامه ریزی برای دستیابی به دارایی ، تجزیه و تحلیل هزینه های سود و TCO (کل هزینه مالکیت) را انجام می دهند.
2. تهیه/خرید: دارایی ها ممکن است با خرید (از جمله نرم افزار به عنوان سرویس) ، ساختمان ، مجوز یا لیزینگ به دست بیایند.
3. استقرار: استقرار دارایی ممکن است شامل نصب ، ادغام با سایر ابزارها ، دسترسی به کاربر و ارائه پشتیبانی فنی باشد.
4. تعمیر و نگهداری: پس از استقرار دارایی ها ، برای بهینه سازی استفاده از آنها و به حداکثر رساندن ارزش ، باید برای نگهداری منظم ، به روزرسانی و تعمیرات مقرر شود. این کار طول عمر آنها را طولانی می کند ، هزینه ها را به حداقل می رساند و خطرات را کاهش می دهد.
5. بازنشستگی: هنگامی که استهلاک می شود ، دارایی بازنشسته می شود و نگهداری دیگر امکان پذیر نیست. یعنی ، یک دارایی IT هنگامی که نگهداری بیشتر می شود به پایان چرخه عمر خود می رسد و سازمان منابع بیشتری را برای آن صرف می کند. در صورت وجود گزینه های بهتر در بازار ، یک سازمان همچنین می تواند تصمیم به بازنشستگی دارایی کند. بازنشستگی دارایی شامل دفع دارایی های قدیمی ، به روزرسانی اطلاعات دارایی ، خاتمه حمایت و توافق نامه های مجوز و برنامه ریزی برای انتقال به دارایی های جدید است.

مزایای مدیریت دارایی IT

مدیریت دارایی IT کارآمد (ITAM) می تواند به یک سازمان کمک کند تا تصمیمات تجاری بهتری بگیرد. برخی از مزایای اصلی شامل موارد زیر است:

• پایگاه داده دارایی متمرکز/موجودی: مدیریت دارایی ها هنگام پیگیری در مکان های مختلف دشوار است. عدم دقت و اختلال ممکن است منجر به ناکارآمدی و تصمیمات ضعیف در تجارت شود. داشتن یک منبع حقیقت ، ردیابی دارایی را آسانتر و کارآمدتر می کند. این سازمان می تواند در یک مکان ببیند که چه دارایی ها برای حداکثر بهره وری باید از بین بروند ، به روز شوند یا بهینه شوند.
• استفاده از دارایی بهینه شده: مدیریت دارایی IT منجر به استفاده کارآمد از منابع می شود ، ریسک را کاهش می دهد ، زباله ها را به حداقل می رساند و هزینه را کاهش می دهد. با ایجاد یک فرآیند ITAM ، یک سازمان داده های واقعی را در مورد وضعیت دارایی های خود دریافت می کند و می تواند تصمیمات آگاهانه ای در مورد استفاده از دارایی بگیرد.
• انطباق مجوز نرم افزار: سازمانهایی که مجوز نرم افزار شخص ثالث را دارند ، اغلب باید توسط ارائه دهندگان نرم افزار که می خواهند مطمئن باشند این سازمان ها مطابق با شرایط و ضوابط مجوز هستند ، تحت حسابرسی نرم افزاری قرار بگیرند. پیش فرض توافق نامه ها می تواند منجر به جریمه های جدی شود. بنابراین ، سازمان ها از نرم افزار ITAM برای نظارت خودکار تمام نرم افزارهای نصب شده در تمام رایانه های موجود در شبکه های خود استفاده می کنند و اطمینان حاصل می کنند که آنها با توافق نامه های مربوط به مجوز مطابقت دارند.
• تصمیم گیری آگاهانه: داده های ITAM به ارزیابی خریدها و استقرارهای قبلی کمک می کند ، که سپس اقدامات بعدی را آگاه می کند. ITAM می تواند خرید دارایی و فرآیندهای تجاری را بهبود بخشد.

نرم افزار مدیریت دارایی فناوری اطلاعات

با رشد دارایی های IT یک سازمان ، مدیریت آنها از طریق سیستم های دستی ، کاغذ یا صفحه گسترده دست و پا گیر می شود. نرم افزار مدیریت دارایی IT (ITAM) یک برنامه متمرکز است که برای مدیریت و ردیابی چرخه عمر دارایی استفاده می شود.

ویژگی های نرم افزار ITAM

راه حل های نرم افزاری مدیریت دارایی معمولاً شامل ویژگی هایی است که به سازمان ها امکان کنترل بهتر محیط فناوری اطلاعات خود را می دهد و آنها را قادر می سازد تا دارایی ها را در محل و در ابر ردیابی کنند:

• تشخیص خودکار: بیشتر سیستم های مدیریت دارایی به طور خودکار تمام سخت افزار و نرم افزارهای نصب شده در شبکه رایانه های سازمان را تشخیص می دهند.
• مدیریت مجوز: نرم افزار ITAM مجوزهای دارایی IT را ذخیره می کند. سپس اینها به داده های موجودی مربوطه متقاطع می شوند تا در صورت عدم مجوز و در معرض خطر نقض توافق نامه مجوز یا مجوز بیش از حد و به دست آوردن نرم افزاری که از آن استفاده نمی کند یا هرگز از آن استفاده نمی کند ، به داده های موجودی مربوطه مراجعه کنید. این قابلیت همچنین می تواند تاریخ انقضا توافق نامه های مجوز را ردیابی کرده و بر این اساس به سازمان اطلاع دهد.
• نسخه و مدیریت پچ: نرم افزار مدیریت دارایی ، استقرار تکه ها و نسخه های نرم افزاری جدید را دنبال می کند تا مجموعه ای از رایانه ها را ایمن ، به روز و در حال اجرا نگه دارد.
• مدیریت درخواست: برخی از نرم افزارهای ITAM می توانند کلیه درخواست های دارایی های فناوری اطلاعات را ردیابی کنند و به سازمان ها اجازه می دهند گردش کار درخواست دارایی را تعریف کنند. آنها الزامات مجوز این دارایی ها را ارزیابی می کنند و روند کسب و استقرار را مدیریت می کنند.
• مدیریت موجودی: ITAM Tools سابقه ای از کلیه دارایی های مورد استفاده یک سازمان را حفظ می کند. موجودی داده های دارایی مانند نام ، نوع توافق نامه مجوز و نسخه را ضبط می کند.
• پایگاه داده مدیریت پیکربندی (CMDB): CMDB یک بانک اطلاعاتی متمرکز است که اطلاعات مربوط به دارایی IT سازمان و روابط بین دارایی ها را ذخیره می کند.
• مدیریت دارایی ثابت: بیشتر ابزارهای ITAM دارای یک مخزن اختصاصی برای مدیریت داده های دارایی ثابت هستند. دارایی های ثابت عمدتا شامل سخت افزار است.
• مدیریت دارایی دیجیتال: این ویژگی نرم افزار ITAM شامل مدیریت حقوق دیجیتال و رسانه های غنی است (به عنوان مثال ، محتوای چندرسانه ای مانند فیلم ها ، موسیقی و عکس).

عواملی که باید هنگام انتخاب نرم افزار ITAM یا یک راه حل مدیریت دارایی در نظر بگیرید

• هدف: یک سازمان باید ایده روشنی داشته باشد که چرا به نرم افزار ITAM و اهدافی که امیدوار است با رفتن به دیجیتال در مدیریت دارایی خود به آن نیاز داشته باشد ، داشته باشد. در صورت امکان ، مدیریت باید جلساتی را با کلیه بخش های IT مربوطه تنظیم کند تا نظرات خود را بدست آورد.
• هزینه: هنگامی که یک سازمان بسته های نرم افزاری را که اهداف و انتظارات آن را برآورده می کند ، شناسایی کرده است ، مرحله بعدی مقایسه قیمت ها در برابر بودجه آن است. دانستن آنچه هر بسته ارائه می دهد و با قیمت ارائه نمی دهد ممکن است مفید باشد. قبل از تصمیم گیری برای خرید ، از یک دوره آزمایشی رایگان استفاده کنید.
• پشتیبانی فنی: سازمان ها باید ارائه دهنده نرم افزار را انتخاب کنند که هر زمان که لازم باشد پشتیبانی فنی را ارائه می دهد. این پشتیبانی می تواند به صورت یک پلت فرم سلف سرویس ، یک جامعه آنلاین از کاربران ، چت درون برنامه یا گپ با یک ربات ، پشتیبانی از تلفن یا گپ با دستیار مراقبت از مشتری در رسانه های اجتماعی ارائه شود.
• بررسی ها و رتبه بندی ها: خواندن بررسی کاربران فعلی و گذشته یک بسته نرم افزاری در سایت های شخص ثالث (به عنوان مثال ، فروشگاه های برنامه و آژانس های رتبه بندی نرم افزار) می تواند به یک سازمان کمک کند تا انتخاب خوبی داشته باشد.

مدیریت دارایی IT (ITAM) در مقابل مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM)

در حالی که مدیریت دارایی IT در مورد مدیریت دارایی های فناوری اطلاعات در طول حیات آنها است ، مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) در مورد مدیریت و ارائه خدمات IT است.

مدیریت خدمات فناوری اطلاعات فرایند مدیریت خدمات فناوری اطلاعات در یک سازمان است. این شامل بسیاری از مؤلفه ها ، از برنامه ریزی و اجرای خدمات فناوری اطلاعات گرفته تا نظارت و حسابرسی آنها است تا اطمینان حاصل شود که آنها به راحتی و کارآمد در حال اجرا هستند. خدمات فناوری اطلاعات شامل پشتیبانی میز و میز سرویس (مانند هدایت کاربر در مورد تغییر رمز عبور خود) و تغییر روشهای مدیریت ، که شامل کارآمد در تغییر در زیرساخت های فناوری اطلاعات است.

هدف از مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ارائه خدمات معتبر و باکیفیت IT است که نیازهای تجارت و کاربران نهایی آن از جمله مشتریان ، کارمندان و شرکای تجاری را برآورده می کند. ITSM با هدف بهبود تجربه کاربر و کیفیت خدمات.

کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات (ITIL) بهترین روش برای ارائه ITSM در نظر گرفته شده است. این کتابخانه ای است که بهترین شیوه ها و چارچوب برای کارآمد ITSM را ارائه می دهد. جدیدترین نسخه ITIL ، ITIL 4 ، شامل پنج جلد است - یعنی استراتژی خدمات ، طراحی خدمات ، انتقال خدمات ، عملکرد خدمات و بهبود مداوم خدمات - که جزئیات 34 روش ITSM را نشان می دهد.

به نوعی ، ITSM شامل ITAM است. دارایی و مدیریت پیکربندی از جمله بسیاری از فرآیندهای ISM است ، و یک CMDB - که ابزاری است که به این فرآیند اختصاص داده شده است - یک مخزن متمرکز از دارایی های IT سازمان و روابط بین آنها است.

مدیریت دارایی و IBM

محیط های IT Hybrid - با نرم افزار ، سخت افزار و راه حل های ابر از بسیاری از فروشندگان - برای مدیریت چالش برانگیز تر می شوند. مانعی برای مدیریت موفقیت آمیز این محیط های پیچیده ، سیلوهای سازمانی و پلت فرم بین عملیات فناوری اطلاعات و تیم های تهیه است. هرگونه تغییر ایجاد شده توسط یک تیم به احتمال زیاد بر دیگری تأثیر خواهد گذاشت ، اما هیچ یک از تیم ها برای درک تأثیر تغییر ، از دید برخوردار نیستند. به عنوان مثال ، اگر نمی فهمید که چگونه تغییراتی که ایجاد می کنید بر انطباق مجوز تأثیر می گذارد و احتمالاً منجر به ارائه بیش از حد می شود ، چگونه می توانید با اطمینان مدیریت محیط IT خود را مدیریت کنید؟اگر بار کار برنامه را به یک ابر یا سرور متفاوت منتقل کنید ، آیا این حرکت شما را از انطباق خارج می کند یا باعث ایجاد صورتحساب های غافلگیرکننده یا UP های واقعی می شود؟و اگر بارهای کاری را جابجا نمی کنید ، تأثیر عملکرد برنامه ها و خدمات چیست؟

پاسخ اکثر سازمان ها ایجاد بافر با استفاده از منابع IT و محدود کردن تخصیص مجوز است. قابل درک است که صدور مجوز پیچیده است و استفاده از منابع آن می تواند به صورت دوم به ثانیه تغییر کند. چگونه می توانید منابع IT و مجوز را برای ارائه انتظارات عملکرد برنامه بهینه کنید؟

راه حل های مدیریت دارایی مانند Flexera One با مشاهده IBM می تواند نمای دقیقی از موجودی دارایی IT را ارائه دهد و شما را با دید در تخصیص دارایی ها در سراسر ابر ترکیبی خود ، چشم انداز چند منظوره ، آماده نگه می دارد. ادغام با IBM Turbonomic® به شما امکان می دهد اتوماسیون و بهینه سازی انطباق مجوز و هزینه آن را انجام دهید.