متداول ترین ریسک های مالی ، مدیریت با افراد غیرانتفاعی

این منبع نمونه هایی از ریسک مالی احتمالی را که یک سازمان غیرانتفاعی ممکن است با آن روبرو شود ، بحث می کند و ارائه می دهد. اهدا کنندگان غیرانتفاعی ممکن است این منبع را در شناسایی خطرات احتمالی در سازمان خود مفید بدانند. خطرات در مدیریت مالی هرگونه اقدامی است که منجر به کاهش ارزش یا از دست دادن هر یک از دارایی های مالی سازمان می شود.

مدیریت و حفاظت از منابع مالی باید نگرانی همه سازمان های غیرانتفاعی-از کوچکترین گروه همه داوطلبانه گرفته تا یک انجمن بزرگ و ملی باشد. بدون منابع مالی کافی ، یک سازمان قادر به دستیابی به مأموریت خود نیست و ممکن است زنده نماند. منابع مالی یا دارایی ها در سه دسته قرار می گیرند - پول ، کالا و خدمات. پول شامل پول نقد ، چک و پس انداز ، اوراق بهادار و سایر سرمایه گذاری ها است. کالاها شامل کالا یا سهام ، لوازم و تجهیزات هستند. خدمات برنامه ها و فعالیت هایی است که سازمان به مشتریان خود ارائه می دهد. حسابداران کالاها و خدمات را به عنوان منابع طبقه بندی می کنند زیرا ارزش دارند یا ممکن است برای ایجاد ارزش یا درآمد استفاده شود.

خطرات در مدیریت مالی هرگونه اقدامی است که به کاهش ارزش یا از دست دادن هر یک از دارایی های مالی سازمان کمک می کند. این کاهش می تواند از اقدامات یک منبع داخلی مانند کارمند یا داوطلب باشد ، یا شخصی در خارج از سازمان می تواند ضرر - سارق ، "مرد" یا مشتری را که از سازمان دفاع می کند ، مرتکب شود. هر سازمان باید از احتمال ضرر مالی آگاه باشد و اقدامات محافظتی مناسب را انجام دهد.

ضرر مالی می تواند تأثیر فوق العاده ای بر غیرانتفاعی داشته باشد. از دست دادن پول می تواند یک جریان پول نقد ایجاد کند و سازمان را وادار کند تا هزینه های خود را کاهش دهد. این اقدامات ممکن است شامل از بین بردن کارکنان یا کاهش ساعات کار به علاوه تنظیم خدمات ارائه شده به مشتریان باشد. علاوه بر کاهش خدمات ، غیرانتفاعی ممکن است تبلیغات منفی در مورد این حادثه را تجربه کند. مطبوعات بد می توانند منجر به کاهش کمک های مالی و تمایل داوطلبان برای همکاری با سازمان شوند. سرانجام ، ضرر مالی می تواند بر اعتبار افراد درگیر تأثیر بگذارد. غالباً هیئت مدیره اگر یک سرقت بزرگ بر روی "ساعت" خود رخ دهد ، مدیر اجرایی را رد می کند. اعضای هیئت مدیره توسط خانواده ، دوستان ، همکاران و دیگران در مورد جزئیات این حادثه سؤال می شوند و چگونه می تواند برای آن سازمان اتفاق بیفتد. همه این عوامل باعث می شود که هر سازمان غیرانتفاعی کنترل مالی مناسب را در دست بگیرد.

دسته های خطر

کلاهبرداری

کلاهبرداری ، تجاوز عمدی حقیقت به منظور القاء دیگری برای بخشی از چیزی با ارزش یا تسلیم یک حق قانونی ، اصطلاح چتر برای بیشتر ضررهای مالی است. کلاهبرداری شایع ترین جرم و جنایتی است که علیه افراد غیرانتفاعی انجام شده است. سرقت یک اصطلاح عمومی برای تقلب در مورد اموال است. از نظر بیمه ، سرقت به معنای هر عمل سرقت است. انواع سرقت شامل:

• سرقت - شکستن و ورود به ساختمان به منظور ارتکاب جرم.
• swindling - متقاعد کردن کسی که با استفاده از فریب یا ادعاهای دروغین به شما ملک بدهد یا به شما واگذار کند
• جعل - ساخت یا تغییر غیر مجاز یک نوشتار به طوری که به نظر می رسد به طور قانونی مجاز است
• اختلاس - گرفتن اموال به طور قانونی به شما واگذار شده و آن را به استفاده شخصی خود تبدیل می کند.

شخصی در داخل یا خارج از سازمان می تواند مرتکب کلاهبرداری یا سرقت دارایی ها یا منابع سازمانی شود. یک کارمند می تواند بودجه را اختلاس کند ، لوازم اداری یا کالایی را سرقت کند ، حساب هزینه های خود را خراب کند یا یک شرکت ساختگی ایجاد کند و سازمان خدمات را برای خدمات هرگز ارائه دهد. یک فرد خارجی می تواند کالاهای جعلی را بفروشد ، سازمان را برای مواد یا خدمات بیش از حد شارژ کند ، یا سازمان را برای انجام سرمایه گذاری های بد جلب کند. تخیل تنها محدودیت در راه های جعل سازمان است. متأسفانه ، برای هر سیستم کنترل یا امنیتی که سازمان پیاده سازی می کند ، همیشه شخصی به اندازه کافی هوشمند وجود دارد که بتواند آن را نقض کند. گرفتن تخلف قبل از ترجمه به ضررهای قابل توجه مهم است. بنابراین ، علاوه بر ایجاد کنترل های داخلی ، افراد غیرانتفاعی باید همیشه در نظارت بر برنامه های خود هوشیار باشند.

سرمایه گذاری

اندازه و انواع سرمایه گذاری با هر سازمان متفاوت خواهد بود. برای سازمانهای کوچکتر ، سرمایه گذاری ها ممکن است پول نقد در دست داشته باشند در حالی که بیمارستانها ، دانشکده ها و دانشگاه ها ممکن است دارای صندوق های موقوفات قابل توجهی باشند. صرف نظر از اندازه صندوق های سرمایه گذاری ، هر غیرانتفاعی نیاز به کنترل و نظارت بر سرمایه گذاری های خود دارد. بسیاری از سازمان ها هنگام بسته شدن بانک ها و موسسات وام ، در بحران پس انداز و بحران وام از دست دادند. خطر دیگر این است که این سازمان ممکن است تصمیمات سرمایه گذاری ضعیفی مانند خرید اوراق ناخواسته توسط اورنج کانتی ، کالیفرنیا را که منجر به ورشکستگی آن شد ، اتخاذ کند.

رسوایی دوران جدید نمونه دیگری از تصمیم بد سرمایه گذاری است. یکی دیگر از ریسک های بالقوه مالی برای یک سازمان ، سرمایه گذاری در شرکت های "نادرست سیاسی" است. اگر غیرانتفاعی سهام یا اوراق قرضه را در شرکتی که متعاقباً تحت نظارت عمومی و رسانه ها قرار می گیرد خریداری کند ، ممکن است تبلیغات نامطلوب یا کاهش قابل توجهی در ارزش سرمایه گذاری را تجربه کند. هر هیئت مدیره باید یک سیاست سرمایه گذاری ایجاد کند که غیرانتفاعی را در تصمیمات سرمایه گذاری و مالی خود راهنمایی کند. حتی سازمانی که به صورت نقدی فعالیت می کند باید یک سیاست داشته باشد.

سوء استفاده از بودجه

همه افراد غیرانتفاعی برای یک هدف خاص با یک مأموریت مشخص وجود دارند. هیئت مدیره مسئولیت اطمینان از تمرکز سازمان بر مأموریت خود را بر عهده دارد. یک راه عالی برای نظارت بر پیشرفت سازمان از طریق استفاده از بودجه آن است. بسیاری از افراد غیرانتفاعی با محدودیت یا محدودیت در استفاده از آن ، هدایا یا بودجه دریافت می کنند. استفاده نادرست از این وجوه می تواند باعث شود سرمایه گذار پول را پس بگیرد ، نیاز به بازپرداخت وجوه هزینه شده داشته باشد و از تأمین بودجه آینده امتناع ورزد.

خطر مشابه استفاده از بودجه برای اهداف غیر از خدمت به مأموریت سازمان است. وجوه نامناسب هزینه شده می تواند منجر به از دست دادن وضعیت معافیت مالیاتی سازمان یا سایر اقدامات قانونی شود. از آنجا که فشارها برای پاسخگویی به نیازهای اجتماعی برای افراد غیرانتفاعی ادامه می یابد ، غالباً از دست دادن مأموریت سازمان آسان است.

بدهی های مالیاتی

اگرچه بیشتر افراد غیرانتفاعی "معاف از مالیات" هستند ، اما دولت هنوز هم آنها را ملزم به پرداخت مالیات های زیادی می کند. یک سازمان باید مالیات های اشتغال مناسب مانند تأمین اجتماعی ، FICA و مالیات بر درآمد ایالتی و فدرال را بپردازد. عدم پرداخت این مالیات منجر به جریمه های بزرگ خواهد شد.

غیرانتفاعی همچنین ممکن است مسئول شارژ و بازپرداخت مالیات فروش در کالاهای فروخته شده باشد. همچنین ، درآمد تجاری نامربوط در حال تبدیل شدن به یک نگرانی مهم است زیرا افراد غیرانتفاعی به دنبال راه های خلاقانه برای جمع آوری بودجه هستند. هر غیرانتفاعی وظیفه دانستن و پرداخت بدهی های مالیاتی خود را بر عهده دارد.

وضعیت معاف از مالیات

تأیید IRS از وضعیت معافیت مالیاتی درست نیست بلکه یک امتیاز است که به راحتی می تواند آن را لغو کند. یکی از چالش های احتمالی وضعیت این است که سازمان دستورالعمل هدف خیریه را برآورده نمی کند. اگر غیرانتفاعی از وجوه خود به دلایلی که مربوط به هدف خیریه آن نیست ، استفاده کند ، می تواند وضعیت معافیت مالیاتی خود را از دست بدهد.

علاقه خصوصی یکی دیگر از دلایل از دست دادن معافیت است. در یک مورد ، IRS وضعیت معافیت مالیات را برای یک مرکز مراقبت از کودک ابطال کرد. هیئت مدیره که اعضای آن والدین فرزندان در مرکز بودند ، ساختار هزینه ای را به طور قابل توجهی پایین تر از نرخ بازار تعیین کردند. هیئت مدیره با "مشارکتهای" کسر مالیات ، سقوط کوتاه را تشکیل داد. IRS حكم داد كه این امر غیرقانونی خصوصی است ، معافیت خود را باطل كرد و در حال بررسی سالهای قبل است.

افراد غیرانتفاعی محدودیت هایی در انواع فعالیتهای "سیاسی" دارند که می توانند انجام دهند. دستورالعمل های IRS هرگونه فعالیت سیاسی مستقیم یا غیرمستقیم را منع می کند. لابی کردن منطقه دیگری با محدودیت است. با این حال ، یک سازمان ممکن است:

• با قانونگذاران خود به عنوان یک تشکیل دهنده ارتباط برقرار کنید
• دادخواست دولت
• به سوالات دولت پاسخ دهید و قبل از نهادهای قانونگذاری و اداری شهادت دهید
• تجزیه و تحلیل غیرحزبی از یک موضوع را برای آموزش مردم ارائه دهید
• غیرانتفاعی نمی تواند "بخش قابل توجهی" از فعالیت های خود را برای لابی کردن اختصاص دهد

جذب سرمایه

خطرات مالی برای جمع آوری کمک های مالی دو برابر است و فراتر از سرقت پول جمع آوری شده است. اول ، یک سازمان باید خود را از جمع آوری کمک های مالی بی پروا محافظت کند. بسیاری از سازمان ها گروه های ساختگی را کشف کرده اند که از طرف آنها بودجه جمع می کنند. با این حال ، سازمان هرگز هیچ یک از پول را دریافت نمی کند. یک سازمان همچنین ممکن است در یک رویداد جمع آوری کمک های مالی که توسط گروه ساختگی به سر می برد ، ضرر و زیان ناشی از صدمات را متحمل شود. هر غیرانتفاعی باید در برابر استفاده نادرست از نام و آرم خود ، به ویژه در مورد جمع آوری کمک های مالی ، محافظت کند. سازمان باید هر زمان که کسی را کشف کند که از نام و آرم خود بدون مجوز استفاده می کند ، سریع پاسخ دهد.

شماره دوم مربوط به انتخاب و استفاده از حامیان مالی و شرکای بازاریابی مرتبط با علت است. یک سازمان ممکن است ساعت ها و دلار زیادی را برای مذاکره در مورد توافق نامه حمایت مالی صرف کند تا بعداً یک نقص با شریک جدید را کشف کند. اگرچه این امر شامل غیرانتفاعی نبود ، بحث و جدال کتی لی گیفورد در مورد استفاده از کار کودکان تأثیر منفی بر فروش داشت. تصور کنید که آیا سازمان شما در آن معامله شریک بوده است. آسیب احتمالی به شهرت و حسن نیت یک سازمان می تواند تأثیر ماندگار داشته باشد. برای جلوگیری از حادثه روابط مطبوعاتی و سایر خسارات ، یک غیرانتفاعی نیاز به ارزیابی دقیق حامیان و شرکای خود دارد.

دارایی های فیزیکی

هنگام بحث در مورد خطرات مالی ، بیشتر توجه به از دست دادن پول یا بودجه متمرکز است. با این حال ، همه افراد غیرانتفاعی دارایی های فیزیکی در معرض خطر دارند. هر سازمان صاحب مبلمان اداری و سایر وسایل و تجهیزات مورد استفاده برای تحقق مأموریت خود است که منوط به ضرر است. آتش سوزی یا سیل می تواند به محتوای دفتر آسیب برساند یا از بین ببرد. همچنین ، یک کارمند ، داوطلب ، هکر رایانه یا شخص دیگری که مایل به آسیب رساندن به سازمان است می تواند دارایی های خود را دزدی یا آسیب کند. علاوه بر این ، برخی از افراد غیرانتفاعی ممکن است دارای انبارهای لوازم باشند که آیا این یک بانک غذا ، آشپزخانه سوپ ، سازمان ورزشی یا برنامه مربیگری است. از دست دادن لوازم می تواند تأثیر مخربی در مأموریت سازمان داشته باشد.

بهترین محافظت سیستم ها و رویه هایی است که دسترسی به این دارایی ها را محدود می کند. رایانه ها نه تنها اطلاعات زیادی را شامل می شوند بلکه داده های محرمانه نیز دارند. کنترل و محدود کردن دسترسی به افراد با "نیاز به دانستن". همچنین ، از منابع و کالاهای سازمان محافظت کنید. اگرچه هر کارمند یک قلم یا پد کاغذ "وام می گیرد" ، در مورد کالاها (پیراهن های پیراهن ، سجدها ، لیوان قهوه ، کتاب) که این سازمان برای جمع آوری پول می فروشد چیست؟بسیاری از سازمان ها به دلیل عدم وجود موجودی و کنترل دسترسی ، پول خود را برای فروش کالا از دست می دهند.

تکنیک های مدیریت ریسک

یکی از مهمترین کلید های کنترل خطرات مدیریت مالی ، توسعه و استفاده از کنترل های داخلی مؤثر است. هر غیرانتفاعی برای کنترل دسترسی و استفاده از منابع مالی خود به سیاست ها و رویه هایی نیاز دارد. این تکنیک ها شامل کنترل های مدیریت عمومی و کنترل حسابداری است.

کنترل مدیریت عمومی

کنترل مدیریت عمومی شامل مسئولیت های هیئت مدیره و مدیریت ارشد برای تعیین نظارت مناسب بر عملیات مالی است. هیئت مدیره باید به طور مرتب به گزارش ها و بیانیه های مالی روشن و آموزنده نیاز داشته باشد. در صورت امکان ، این سازمان باید از یک حسابدار عمومی معتبر استفاده کند و حسابرسی مستقل خارج از کشور داشته باشد. اگر نتواند حسابرسی را تحمل کند ، حداقل باید یک حزب خارجی گزارش های مالی و سوابق حسابداری خود را بررسی کند. یک کلمه احتیاط ، حسابرسی برای تشخیص کلاهبرداری طراحی نشده است. هدف حسابرسی تأیید سوابق و موقعیت مالی سازمان است.

هیئت مدیره باید سیاست های مالی مناسب مانند سرمایه گذاری و سیاست وام را تعیین کند. مدیریت ارشد و هیئت مدیره همچنین باید اطمینان حاصل کنند که رویه های مناسب مالی و حسابداری مناسب است. سرانجام ، هیئت مدیره و مدیریت ارشد باید اولویت ها و اهداف سازمان را تعیین کنند و غیرانتفاعی را بر دستیابی به مأموریت خود متمرکز کنند.

کنترل حسابداری

کنترل حسابداری روشی است که برای محافظت از دارایی های غیرانتفاعی استفاده می شود. کنترل های مناسب حسابداری نیز سوابق مالی قابل اعتماد و دقیق را ارائه می دهد. هر دوی این اهداف ، هیئت مدیره و مدیریت ارشد را قادر می سازد تا عملیات مالی سازمان را تحت نظر داشته باشند.

ایجاد کنترل های حسابداری کافی باید در چهار حوزه متمرکز شود - یک حق و تأیید ، مستندات مناسب ، امنیت جسمی و تشخیص زودرس. روشهای مرجع و تصویب مستلزم شناسایی چه کسی صلاحیت انجام و تصویب معاملات خاص ، مانند تصویب فاکتورها ، حساب های هزینه ، امضای چک و توزیع توزیع است. مستندات مناسب بخشی از روند تصویب و اقتدار است ، به این ترتیب که هر معامله مالی باید "دنباله کاغذ" را ترک کند. امنیت فیزیکی آدرس های محدود کننده دسترسی به دارایی های مختلف فیزیکی (سوابق حسابداری ، پرونده های پرسنلی ، کالاها ، لوازم و سایر تجهیزات) را محدود می کند.

سازمان ها غالباً علائم اولیه تخلفات را نادیده می گیرند. اگر کنترل های مناسب وجود داشته باشد ، سیستم ها باید به کسی نسبت به کلاهبرداری احتمالی هشدار دهند. متأسفانه ، مردم تمایل دارند علائم هشدار دهنده اولیه را نادیده بگیرند و اجازه دهند تا فریب ادامه یابد. همه باید روشهای تعیین شده را برای کنترل کنترل کنند. هرگونه انحراف از سیستم باعث می شود شخصی بتواند با موفقیت سازمان را جعل کند. مدیریت ریسک خوب ممکن است از ضرر مالی جلوگیری کند یا مقصر را در اوایل این روند بدست آورد و از این طریق ضرر را به حداقل برساند.

منبع: اتحاد برای مدیریت غیرانتفاعی. 2008. انگلیسی.