راهنمای ریسک پروژه: دسته ها ، انواع و مشاوره های تخصصی

مدیریت پروژه با انواع مختلفی از خطرات و دسته های ریسک روبرو است. درک خطرات مختلف به شما در تشخیص و کاهش خطر برای پروژه های آینده کمک می کند.

دسته های ریسک چیست؟

طبقه بندی ریسک یک طبقه بندی سطح بالا از خطرات مدیریت پروژه است. دو دسته ریسک اصلی ریسک های سطح پروژه و خطرات سطح تجارت هستند که می توانند به زیر شاخه ها تقسیم شوند. دسته های ریسک هر دو منبع داخلی و خارجی ریسک را تشکیل می دهند.

• خطرات سطح پروژه: خطرات سطح پروژه این پتانسیل را دارند که نتایج را در سطح پروژه تحت تأثیر قرار دهند. خطرات پروژه می تواند شامل عوامل مربوط به بودجه بندی ، مدیریت منابع ، برنامه ریزی و موارد دیگر باشد.
• خطرات سطح تجارت: خطرات سطح تجارت این امکان را دارند که بر عملکرد کلی یک تجارت تأثیر بگذارد. این موارد شامل عواملی مانند اولویت بندی پروژه ، حاکمیت ، رضایت مشتری و خطرات نیروی کار است. برنامه مدیریت ریسک یک شرکت معمولاً به خطرات سطح تجارت به طور ضمنی برطرف می شود.

این دسته از ریسک ها می توانند در هر سطح به خطرات مالی ، خطرات استراتژیک ، خطرات عملکرد و خطرات خارجی تقسیم شوند.

انواع خطرات پروژه

در سطح پروژه ، خطرات می توانند از تصمیمات مالی ، استراتژی های مدیریت پروژه ، عملکرد پروژه یا منابع خارجی ناشی شوند. این چهار نوع ریسک بر اساس شدت عواقب مختلفی دارند. مهم است که هر چهار مورد را در استراتژی کاهش ریسک خود در نظر بگیرید.

این چهار نوع خطرات سطح پروژه است:

• ریسک های مالی: خطرات مالی شامل عوامل پولی یک پروژه است. این موارد ممکن است شامل افزایش هزینه های مواد ، بودجه های غیرواقعی ، زمان بالاتر از حد انتظار یا نیازهای نیروی کار ، تعداد فروش کمتر از حد انتظار یا عدم تأمین بودجه کافی باشد.
• خطرات استراتژیک: خطرات استراتژیک شامل استراتژی های انتخاب شده برای تکمیل یک پروژه است. اینها ممکن است شامل روش شناسی مدیریت پروژه ، تکنیک های برنامه ریزی پروژه ، عملیات روزانه ، فرهنگ شرکت ، رضایت و حفظ کارمندان ، وابستگی به پروژه یا سرمایه گذاری در فناوری باشد.

   

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه مدیریت خطرات پروژه ، این راهنمای جامع برای مدیریت ریسک پروژه را بخوانید.

پروژه بالقوه الگوی اسلاید را به خطر می اندازد

دانلود پروژه بالقوه پروژه خطرات اسلاید Microsoft PowerPoint |اسلایدهای گوگل

این الگوی کشویی خطرات احتمالی را در ارائه پروژه خود درج کنید تا به شما در شناسایی و برقراری ارتباط خطرات پروژه کمک کند. این الگوی خطرات پروژه را به چهار دسته تقسیم می کند: مالی ، استراتژیک ، عملکرد و خارجی. این الگوی تا حدی پر از متن نمونه برای کمک به شما در شروع کار است اما کاملاً قابل تنظیم است.

نمونه هایی از خطرات عمده در مدیریت پروژه

در حالی که همه خطرات می توانند بر عملکرد یک پروژه تأثیر بگذارند ، برخی می توانند یک پروژه را به طور کامل متوقف یا متوقف کنند. خطرات بالقوه تأثیرگذار پروژه شامل موارد اضافی بودجه ، نوسانات نیروی کار ، مشکلات تولید و تهیه ، برنامه ریزی و سوء مدیریت منابع و تغییرات سازمانی است.

بیش از حد عمده بودجه

بودجه پروژه یکی از مهمترین محدودیت هایی است که هنگام برنامه ریزی یک پروژه در نظر گرفته شده است. پروژه ای که بیش از بودجه پیش می رود ، این امکان را دارد که بر پرداخت بدهی مالی کل تجارت تأثیر بگذارد.

بیش از حد بودجه می تواند ناشی از موقعیت های بی شماری باشد زیرا هر بخشی از یک پروژه هزینه دارد. با برنامه ریزی نادرست ، تیم ها می توانند به راحتی مواردی از قبیل منابع مادی ، نیروی کار یا سایر عناصر پروژه لازم را که در بودجه اولیه گنجانده نشده اند ، بیش از حد هزینه کنند.

شرکتی را تصور کنید که هزینه های پروژه خود را به دلار اختصاص داده است. آنها برای پیش بینی همه موارد خط درگیر در اجرای موفقیت آمیز پروژه خود کار بسیار خوبی انجام داده اند اما نتوانسته اند هزینه های اضطراری یا اضافی را به خود اختصاص دهند. تیم در نیمی از چرخه عمر پروژه ، تیم کشف می کند که اندازه گیری خاموش بوده و کار کامل شده باید دوباره انجام شود. از آنجا که مدیران پروژه نتوانستند این احتمال را به حساب آورند ، هیچ پولی در بودجه برای تکرار کار باقی نمانده است و هیچ راهی برای نجات کار کامل شده به رضایت مشتری وجود ندارد. این پروژه اکنون بسیار بیشتر از آنچه پیش بینی شده است ، هزینه خواهد کرد و کارمندان برای بازگرداندن تحویل ها باید ساعات طولانی تری کار کنند.

جف ماینز ، مدیرعامل گروه رهبری قهرمان LLC می گوید: "پیش بینی های دقیق بودجه ، کیفیت داده های شما را بهبود می بخشد.""بهبود کیفیت داده ها بدون شک یکی از مهمترین مؤلفه های شیوه های مختلف مدیریت ریسک است."

مدیریت بودجه یک پروژه یک فرآیند فعال است که با تحقیق و برنامه ریزی آغاز می شود. بودجه مفصلی را بر اساس تحقیقات دقیق ایجاد کنید. هنگام ایجاد برآوردهای خود ، از داده های پروژه های قبلی و همچنین شماره های واقعی که در تحقیقات خود پیدا می کنید استفاده کنید. همیشه اتاق اضافی را در بودجه خود برای موارد اضطراری قرار دهید و با پیشرفت پروژه ، برگه بودجه خود را با هزینه های فعلی به روز کنید.

حفظ کارمندان ماهر

کارمندان بخش مهمی از هر مشاغل هستند ، بنابراین مهم است که از کار خود راضی باشند. گردش مالی بالا باعث ایجاد مشکلات بسیاری می شود و منبع اصلی خطر پروژه است.

نوسانات نیروی کار زمانی اتفاق می افتد که رضایت کم کارکنان منجر به گردش زیاد کارمندان شود. یک فهرست کارمند دائماً برنامه ریزی و برنامه ریزی یک پروژه را دشوار می کند ، پیشرفت در پروژه ها را کند می کند و مانع از ایجاد یک اخلاق کار قوی و مداوم می شود.

یک سناریو را تصور کنید که در آن یک مهندس بسیار ماهر رهبری یک بخش را هدایت کند که ماشین آلات را برای یک شرکت مونتاژ می کند. مهندس ده ها سال با این شرکت بوده و دانش ، ماهر است و کار خود را دوست دارد. با گذشت زمان ، آنها تنها مهندس باقی مانده در این شرکت با دانش ساخت این ماشین ها و آموزش دیگران برای انجام این کار هستند. این شرکت به جای قرار دادن یک برنامه آموزشی برای مهندسان جدید ، انتظار دارد که آنها تحت مهندس ارشد آموزش ببینند ، که هنوز تنها کسی است که می داند چگونه دستگاه ها را مونتاژ کند. اکنون انتظار می رود که مهندس ارشد هر دو دستگاه را بسازد و دیگران را برای انجام این کار آموزش دهد و می خواهد که بار کار اضافی را جبران کند. این شرکت می گوید نه ، بنابراین مهندس ارشد حرکت می کند و با مهندسین خردسال شرکتی را ترک می کند که دانش لازم برای مونتاژ و نگهداری ماشین های خود را ندارند و هیچ کس برای آموزش آنها برای انجام این کار نیست.

نیروی کار بسیار ماهر یک دارایی ارزشمند است. رضایت کارکنان برای حفظ نیروی کار ماهر ضروری است و نیروی کار ناراضی هزینه یک شرکت را دارد. رضایت شغلی با کارمندان کاملاً جبران شده بیشتر است ، بنابراین به نفع یک شرکت است که وقت خود را صرف آموزش چشم اندازهای ارزشمند و جبران مناسب آنها کند. کارگران راضی سخت تر کار خواهند کرد و کمتر به دنبال اشتغال جایگزین هستند ، به این معنی که تیم های شما کمتر احتمال دارد که تغییرات اساسی را در وسط پروژه ها تجربه کنند.

عوارض تهیه و تولید

برای پروژه هایی که شامل تولید محصولات فیزیکی هستند ، دستیابی به مواد پایه ضروری است. اگر قادر به تهیه مواد مورد نیاز برای تولید محصول خود نیستید ، پیشرفت پروژه شما متوقف می شود.

شرکتی را تصور کنید که مبلمان چوبی سفارشی را تهیه کند. مشتری یک قطعه را در یک نمایشگاه می بیند و یک میز ناهار خوری سفارش می دهد. فروشنده با فروش ده ها جدول انتهایی ، براساس تجربه خود ، تاریخ نقل قول و تحویل را در اختیار مشتری قرار می دهد و قرارداد خود را با مشتری امضا می کند. با این حال ، هنگامی که زمان تهیه چوب است ، می فهمند که آتش سوزی بیشتر این نوع درخت را نابود کرده است. اکنون ، قیمت آن چوب بیش از سه برابر شده است و برای تحویل چوب یک ماه اضافی طول می کشد. این شرکت با یک قرارداد برای سفارش که قرار است یک ماه دیر تحویل داده شود و سود آنها را ایجاد نمی کند ، گیر کرده است.

پیش بینی مسائل زنجیره تأمین می تواند دشوار باشد. بعضی اوقات ، حتی اگر مواد در دسترس باشند ، بسیار گران هستند. شما ممکن است با متنوع کردن منابع مواد خود یا با حفظ سهام مواد بیش از نیازهای فعلی خود ، با این مسائل مبارزه کنید. علاوه بر هزینه ، مسائل مربوط به زنجیره تأمین همچنین می تواند باعث تأخیر در رضایت مشتری شود. اتاق خود را برای شرایط اضطراری در برنامه خود بسازید و در صورت بروز موانع جاده ای با مشتریان خود شفاف باشید.

سوء مدیریت منابع

اولویت بندی و برنامه ریزی پروژه ها هنگام مدیریت منابع ، یک مهارت دشوار اما ضروری است. اگر منابع کار و مالی شما به طور مناسب متعادل نباشند ، می تواند برای پروژه های جدید و در حال انجام به فاجعه منجر شود.

یک زنجیره قهوه رو به رشد را تصور کنید که یک فروشگاه جدید را در یک مکان محبوب افتتاح می کند. آنها قبلاً فروشگاه های جدیدی را افتتاح کرده اند و ایده ای از نیازهای نیروی کار دارند. آنها تاریخ را برای افتتاح تنظیم کردند ، کار خود را در ساخت و ساز در داخل فروشگاه شروع کردند و استخدام کارکنان برای مکان جدید را شروع کردند. با ورود تاریخ آزاد ، آنها قادر به یافتن و آموزش کارمندان با کیفیت نیستند ، بنابراین تصمیم می گیرند یک کارمند را از هر فروشگاه موجود به کارکنان جدید ببرند. هر فروشگاهی که کارمند را حذف کرده است به دلیل از دست دادن نیروی کار تحت فشار بیشتری قرار دارد ، در حالی که فروشگاه جدید شلوغ تر از پیش بینی شده است و حتی به نیروی کار بیشتری نیز نیاز دارد. بعد از گذشت شش ماه ، کارمندان برای یافتن کارهایی که کمتر استرس زا باشد ، در حال ترک در حال ترک هستند و این شرکت را حتی با منابع کمتری برای فروشگاه های موجود رها می کند.

برای کاهش خطر استفاده بیش از حد از منابع خود ، اجرای فرآیندهای مدیریت منابع. منابع پروژه شامل پول ، مواد ، تجهیزات و افراد است. سازمان شما باید روش هایی را در اختیار داشته باشد تا مشخص شود کدام منابع در دسترس و در حال استفاده هستند و همچنین نیازهای منابع پروژه های تازه پیشنهادی. شرکت ها همچنین باید کار کنند تا اطمینان حاصل کنند که هرگز از منابع بیشتری از آنچه در دسترس هستند استفاده نمی کنند. آنها همچنین باید منابع را برای موارد اضطراری ذخیره کنند.

تغییرات سازمانی

تغییر در رهبری همچنین می تواند تغییراتی در اولویت ها و بودجه ایجاد کند. پروژه هایی که زمانی به خوبی تأمین می شدند می توانند در اثر تغییر و تحولات سازمانی ، در این تغییر ، قفسه بندی شده یا حتی به طور کامل لغو شوند.

در مورد شرکتی با مدیرعامل که یک دونده تفریحی است فکر کنید. آنها توسط یک ماراتن محلی به آنها نزدیک می شوند تا به حمایت مالی پس از زندگی کمک کنند و با خوشحالی بپذیرند. این شرکت این کار را برای چند سال انجام می دهد زیرا احساس می کنند این یک فرصت تبلیغاتی خوبی است و به دلیل اینکه مدیرعامل در ماراتن شرکت می کند. سرانجام ، مدیرعامل بازنشسته می شود و شرکت شخص جدیدی را برای این مقام استخدام می کند. وقتی بودجه سالانه را مرور می کنند ، هزینه های ماراتن پس از آن را غیر ضروری می دانند. تیمی که در مهمانی سال آینده کار می کند ، سپس به یک پروژه دیگر واگذار می شود.

تغییرات سازمانی می تواند برای یک تجارت بسیار مفید باشد زیرا به شرکت ها اجازه می دهد تا روی سرمایه گذاری های جدید و سودآورتر تمرکز کنند. بازپرداخت اوراق بهادار یک روش عالی برای یافتن مکان هایی برای صرفه جویی در هزینه و استفاده بهتر از منابع است. بعضی اوقات ، این به معنای قربانی کردن پروژه هایی است که بسیاری از منابع و تلاش های زیادی از قبل هزینه شده اند. این به نفع یک شرکت است که جوانب مثبت و منفی را برای پایان دادن به هر پروژه در حال انجام برای تعیین تأثیر این تلاش هدر رفته وزن کند.

نمونه هایی از رایج ترین خطرات پروژه

همه خطرات پروژه تهدید نمی کنند که یک پروژه را به طور کامل از بین ببرد ، اما هنوز هم باید جدی گرفته شود. برخی از رایج ترین خطرات پروژه شامل خزش دامنه ، عملکرد کم فروش ، مدیریت ناکارآمد پروژه و IT و خطرات ساخت و ساز است.

مدیران پروژه باید در صورت امکان خطرات احتمالی را کاهش دهند. در حالی که بیشتر خطرات نسبتاً جزئی هستند ، خطرات متعدد می توانند به سرعت اضافه شوند تا یک تهدید جدی تر برای این پروژه شود. ما نمونه هایی از خطرات متداول پروژه را با نکاتی برای کاهش یا جلوگیری از آنها در صورت امکان بیان کرده ایم.

خزش دامنه

خزش دامنه یک خطر مشترک برای پروژه ها در هر اندازه و انواع است. Scope Creerep شامل افزایش انتظارات برای نیازها و نتایج یک پروژه پس از شروع پروژه است. مدیران می توانند با برنامه ریزی مناسب پروژه با خزش دامنه مبارزه کنند.

به عنوان مثال ، شغلی را تصور کنید که ابتکار عمل را برای به روزرسانی صفحه پرداخت در برنامه خود آغاز کند. در آغاز آن ، هدف پروژه بهینه سازی پرداخت با اضافه کردن گزینه برای ذخیره اطلاعات کارت مشتری برای خریدهای آینده است. هدف تکمیل برنامه ریزی شده در یک ماه است. دو هفته از این پروژه ، مدیرعامل خاطرنشان می کند که او آرزو می کند برنامه آنها گزینه پرداخت آنلاین را داشته باشد اما موارد موجود در فروشگاه را انتخاب کند. مدیرعامل از مدیر پروژه می پرسد که آیا می تواند اضافه شود ، زیرا تیم به هر حال در صفحه پرداخت کار می کند. مدیر پروژه موافق است. یک هفته بعد ، یکی دیگر از اجرایی تصمیم می گیرد که منوهای برنامه باید با رنگ متفاوتی باشد و از مدیر پروژه سؤال می کند که آیا تیم می تواند همزمان طرح رنگ جدید را اضافه کند.

در پایان بازه زمانی مورد انتظار پروژه ، صفحه پرداخت به روز نشده است ، وانت داخل فروشگاه به طور کامل اجرا نشده است و فقط نیمی از منوها دارای طرح رنگی جدید هستند. تیم و مدیر پروژه احساس می کنند که این پروژه در مهلت مقرر تکمیل نشده است و مدیران ناراحت هستند که این پروژه بیش از حد انتظار طول کشیده است.

خزش دامنه در کلیه صنایع ، برای مشاغل با هر اندازه وجود دارد. خزش دامنه ناشی از برقراری ارتباط و برنامه ریزی ضعیف است و می تواند باعث ایجاد روحیه کم ، اعتماد به نفس اجرایی و افزایش بودجه و برنامه ریزی شود.

با ایجاد یک برنامه دقیق و دقیق پروژه ، چسباندن به آن و مدیریت انتظارات برای برنامه و تحویل پروژه خود ، دامنه را تحت کنترل خود نگه دارید. این هم وظیفه مدیر پروژه و هم پروژه حامی پروژه برای مدیریت خزش دامنه با چسبیدن به طرح پروژه همانطور که نوشته شده است.

عملکرد فروش کم

عملکرد ضعیف فروش خطر برای هر مشاغل است. هنگامی که تعداد فروش کمتر از حد انتظار باشد ، خواه به دلیل رقابت ، تقاضای کم و یا تاکتیک های فروش ناکارآمد ، رهبران شرکت ممکن است تصمیم بگیرند که جهت پروژه را تغییر دهند یا آن را به طور کامل لغو کنند.

یک رستوران کوچک شهر را تصور کنید که منوی ویژه سرآشپز را ایجاد می کند. سرآشپز می خواهد از غذاهای مختلف ناهار خوری خوب از کلانشهر بزرگتر در این نزدیکی تقلید کند. منوی منظم آنها تغییر نمی کند ، اما سرآشپز کار آماده سازی خود را صرف تهیه دستور العمل های جدید ، هزینه کردن مواد تشکیل دهنده ، ایجاد دسته های آزمایشی و نوشتن منوهای جدید می کند. منوی جدید هیجان انگیز و خلاقانه است اما با مشتری معمولی رستوران غیرقانونی است. ترکیبات منحصر به فرد خریداری شده توسط سرآشپز قبل از فروش آنها ، خراب می شوند و رستوران پول خود را از دست می دهد. بعد از دومین منوی فصلی ، رستوران تصمیم می گیرد به توسعه اضافی پایان دهد و روی غذاهای مورد علاقه مشتریان تمرکز کند.

پیش بینی عملکرد پایین می تواند دشوار باشد ، اما برخی از استراتژی ها می توانند به کاهش وقوع آن کمک کنند. قبل از شروع یک پروژه جدید ، تحقیقات بازار را انجام دهید. با این کار ، شما بهتر می توانید تعیین کنید که چه چیزی در گذشته برای شما خوب فروخته شده است و چه چیزی برای رقبای شما خوب است. اطمینان حاصل کنید که آنچه شما ارائه می دهید همان چیزی است که مشتریان می خواهند خریداری کنند ، و اطمینان حاصل کنید که پیشنهادات شما مناسب است.

خطرات خارجی

پیش بینی خطرات خارجی غیرممکن است ، اما شما هنوز هم می توانید برای کاهش تأثیر آنها قدم بردارید. خطرات مانند آتش سوزی ، سیل ، بیماری یا آسیب دیدگی می تواند برنامه های پروژه را به تاخیر بیاندازد و بر نتایج تأثیر بگذارد. برای به حداقل رساندن اثرات آنها ، حفاظت هایی را در محل خود قرار دهید.

یک شرکت مستقر در فلوریدا را تصور کنید که دارای یک انبار تولید است. این شرکت برنامه ای برای پیش بینی طوفان های بد در فصل طوفان دارد. آنها یک برنامه تخلیه کامل کارمندان ، یک برنامه تداوم تجارت و برنامه ای برای حرکت تجهیزات مهم در داخل کشور در صورت طوفان بزرگ دارند. آنها همچنین سیاستی برای نظارت بر حوادث آب و هوایی در هنگام وقوع و توانایی محوری ظهر برای جلوگیری از آسیب دیدگی کارکنان و تخریب تجهیزات دارند. سرانجام ، آنها همچنین در بهترین بیمه طوفان موجود سرمایه گذاری می کنند.

خطرات خارجی می تواند بر عملکرد یک شرکت ویران شود و بر همه جنبه های یک تجارت تأثیر بگذارد. پیش بینی آنچه می توانید و داشتن صندوق اضطراری و بیمه برای چیزهایی که نمی توانید پیش بینی کنید بسیار مهم است. بسیاری از مشاغل که از سرمایه گذاری های پیشگیرانه کمرنگ می شوند ، اغلب در هنگام بروز شرایط اضطراری به پرداخت هزینه بیشتری می پردازند.

خطر می کند

هرچه فناوری و فرایندها پیچیده تر می شوند ، شرایط بیشتر می تواند باعث ایجاد حوادث خطر شود. این مرکز در اطراف جمع آوری ، ذخیره و محافظت از داده های حساس و همچنین نگهداری از سخت افزار و نرم افزاری که توسط یک شرکت استفاده می شود ، به خطر می افتد.

راس ژورویتز ، بنیانگذار و مدیر عامل گروه حقوقی Jurewitz ، سناریویی را توصیف می کند که در آن فرآیندهای مدیریت ریسک شرکت خود را از یک بحران احتمالی فناوری اطلاعات نجات می دهد. او می گوید: "ما یک بار یک کارمند را در وسط یک پروژه ترک کردیم."آنها خیلی ناگهان ترک کردند و قبل از رفتن تمام داده های موجود در رایانه خود را حذف کردند. به دلیل نظارت ، آنها تنها شخص با این اطلاعات حیاتی بوده اند و در ابتدا ، من به یک وحشت فکر کردم که اطلاعات حساس مشتری را از دست داده ایم. خوشبختانه ، یکی از پروتکل های کاهش خطر که ما اجرا کرده بودیم یک هارد دیسک خارجی بود که همه چیز را ذخیره یا حذف شده در رایانه درون آن نگه می داشت. ما توانستیم تمام اطلاعات از دست رفته را از آنجا بازیابی کنیم و پروژه را با مشتری در برنامه ادامه دهیم. "

یکی از بهترین راه های کاهش خطرات IT ، تهیه نسخه پشتیبان از داده ها به طور مرتب و اطمینان از به روز کردن همه رایانه ها و برنامه ها است. برای هر دو خطرات سخت افزاری و نرم افزاری ، کارکنان خود را در مورد استفاده از همه تجهیزات و برنامه ها آموزش دهید و منابعی را فراهم کنید که بتوانند به تنهایی پاسخ به سؤالات مشترک پیدا کنند. در یک شرکت بزرگ به اندازه کافی ، شما ممکن است استخدام یک شخص یا بخش بسیار آگاه را در نظر بگیرید تا به عنوان اقتدار در مورد مسائل مربوط به فناوری اطلاعات خدمت کند.

خطرات ساختمانی

ساخت و ساز از هر نوع فرآیند گران و وقت گیر است که با خطرات ذاتی بسیاری همراه است. یک برنامه پروژه ساختمانی که شامل استراتژی های کاهش ریسک نمی شود می تواند برای سازندگان و مشتریان آنها برای زمان و هزینه قابل توجهی هزینه کند.

بلوم وضعیتی را توصیف می کند که رویکرد شرکتش به پروژه های ساختمانی را تغییر داد. او به یاد می آورد: «ما در یک پروژه ساختمانی بزرگ مشغول بودیم که به نظر می رسید یک گام ادامه دار در رشد با یک مشتری خرده فروشی بزرگ باشد. دامنه کار با پروژه هایی که بارها به پایان رسانده بودیم تفاوت چندانی نداشت. طرز فکر ما این بود که فقط چند پروژه کوچک در یک مکان و در یک زمان بود، اما اشتباه بودیم. با توجه به الزامات پروژه های بزرگ، مشتری سطوح مختلف رهبری میدانی و مدیریت پروژه را خواستار شد. روند عادی ما این را به حساب نمی آورد و شروع به شکست کردیم. با این حال، پس از شناسایی این ریسک، تغییراتی در تیم پروژه ایجاد کردیم و با افزایش هزینه ها مواجه شدیم. این پروژه بدون سود به پایان رسید، اما انتظارات مشتری را برآورده کرد. ما از آن به عنوان یک تجربه یادگیری استفاده کردیم و تصمیم گرفتیم که دیگر پروژه بزرگ دیگری مانند این را انجام ندهیم. ما اکنون بر پروژه هایی متمرکز شده ایم که متناسب با فرآیندهایی هستند که تیم ما در آن برتری دارد.»

پروژه های ساختمانی نیاز به برنامه ریزی و ارتباطات عالی دارند. آنها شامل بسیاری از قطعات متحرک گران قیمت هستند، بنابراین بسیار مهم است که مدیران پروژه های ساختمانی بودجه ها و برنامه ها را در زمان واقعی به روز کنند. با انجام این کار، آنها می توانند داده ها را دقیق نگه دارند و از بسیاری از شگفتی ها جلوگیری کنند. پروژه های ساختمانی نیز نیاز به مجوزهای ویژه دارند، بنابراین مهم است که از ابتدا بدانیم پروژه شامل چه مواردی می شود. به این ترتیب مدیران می توانند اطمینان حاصل کنند که تمام نیازهای قانونی برآورده شده است.

دسته بندی ریسک پروژه: PMBOK

مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) ریسک پروژه را به سه دسته تقسیم می کند: ریسک های عملیاتی، ریسک های استراتژیک کوتاه مدت و ریسک های استراتژیک بلند مدت. ما توضیحات آنها را در مورد این دسته های خطر در زیر خلاصه کرده ایم:

• ریسک های عملیاتی: ریسک های عملیاتی به ریسک هایی گفته می شود که به نتایج پروژه مربوط می شود. ریسک های عملیاتی در مراحل بعدی پروژه بیشتر وجود دارد. معمولاً شامل محصولات یا محصولات تولید شده یا ناتوانی در تولید آنها می شود.
• ریسک های استراتژیک کوتاه مدت: ریسک های استراتژیک کوتاه مدت ریسک هایی هستند که در طول عمر پروژه و عواقب فوری آن بر مالکان پروژه تأثیر می گذارند. آنها همچنین ممکن است بر افرادی که از نتایج پروژه استفاده می کنند تأثیر بگذارند.
• ریسک های استراتژیک بلندمدت: ریسک های استراتژیک بلندمدت ریسک هایی هستند که با اهداف و مقاصد پروژه و همچنین مشکلاتی که در تلاش برای حل آن است، مرتبط هستند. خطرات بلند مدت ممکن است بر کاربرانی که از فرآیندهای پروژه دور هستند تأثیر بگذارد.

بهترین روش ها برای مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک های پروژه برای اطمینان از تکمیل موفقیت آمیز آنها مهم است. ما چند نکته و بهترین روش ها را از کارشناسان خود جمع آوری کرده ایم. برخی از بهترین شیوه ها شامل کارکردن با امکانات شما، اجرای شیوه های ارتباطی قوی و استفاده از نرم افزار در صورت نیاز است.

اینها برخی از بهترین شیوه ها برای مدیریت ریسک پروژه هستند:

• فعال باشید: فرآیندهایی را برای شناسایی زودهنگام خطرات احتمالی معرفی کنید. ارزیابی ریسک را به مرحله ای در برنامه ریزی پروژه تبدیل کنید و به تیم خود در مورد خطرات رایج آموزش دهید تا آنها نیز بتوانند آنها را شناسایی کنند. ما متوجه شدیم که هر چه زودتر بتوانیم مشکلات را تشخیص دهیم، هزینه کمتری برای رفع آنها خواهد داشت. دراکمن می گوید: وقتی بتوانیم باگ ها را در اوایل چرخه آزمایش تشخیص دهیم، می توانیم هزینه کلی تولید را کاهش دهیم.
• رویکرد چابک را اتخاذ کنید: برخی از استراتژی های مدیریت پروژه در مدیریت ریسک ها بهتر از سایر استراتژی ها هستند. دراکمن توضیح می دهد: «اسکرام همه چیز در مورد مدیریت ریسک است. زمانی که پروژه ای با ریسک بالاتر از حد متوسط (موقعیت هایی که قبلاً آن را انجام نداده اید یا تیمی بی تجربه دارید) و یک یا چند منبع شما به طرز ناراحت کننده ای محدود است، استراتژی مدیریت پروژه ایده آل است. برای مثال، شما یک تیم 12 نفره درخواست کردید و یک تیم 7 نفره گرفتید، یا به رهبری گفتید که شش ماه زمان نیاز دارید، و آنها به شما گفتند این کار را در سه ماه انجام دهید). اسکرام به شما کمک می کند تا با انجام آن پروژه دشوار و تقسیم آن به دوره های زمانی کوتاه و از پیش تعریف شده به نام اسپرینت، این ریسک ها را مدیریت کنید. دوی سرعتی چابک به یک تیم اجازه می دهد تا انرژی خود را بر روی وظایف خاص و قابل تحویل متمرکز کند تا بتوانند در صورت بروز مشکلات با آنها مبارزه کنند.
• با امکانات خود عمل کنید: یکی از ساده ترین راه ها برای جلوگیری از خطرات، مشارکت در رفتارهای کم خطرتر است. اگر منابعی را که در دسترس دارید درک کنید، راحت تر می توانید دامنه کار خود را در آن نگه دارید و از زیاده روی اجتناب کنید. اولین قدم این است که صنعت خود و توانایی های عملیات خود را بشناسید. بلوم توصیه می کند کورکورانه آنچه را که می توان انجام داد، تصور نکنید، بلکه روی آنچه می دانید قادر به انجام هر روز در سطح بالایی هستید تمرکز کنید.
• اولویت بندی پروژه های ساده: بیشتر وقت خود را صرف کار کردن روی پروژه هایی کنید که می دانید می توانید آنها را تکمیل کنید و سودآور خواهد بود. خطرات کمتری در پروژه هایی وجود دارد که مشابه پروژه هایی است که در گذشته با موفقیت انجام داده اید. بلوم می گوید: "زمان سوزاندن کار از طریق یک پروژه مشکل از نظر ظاهری بیشتر از زمان مورد نیاز برای چندین پروژه تمیز است.""فرایندی برای ارزیابی پروژه های بالقوه برای جلوگیری از زمان و منابع غیر سودآور ایجاد کنید ، در حالی که از لحاظ استراتژیک تجارت اصلی خود را توسعه می دهید. تیم های شما آن را دوست خواهند داشت و بهتر درگیر می شوند. "
• تأثیرات ریسک را تعیین کنید: در صورت امکان ، اثرات واقعی و قابل اندازه گیری خطرات پروژه را تعیین کنید. خطرات مختلف هزینه های متفاوتی دارند. اگر می توانید داده های زمان واقعی یا هزینه های خاص را به آنها وصل کنید ، می بینید که کدام یک از آنها شایسته توجه بیشتر هستند. یکی دیگر از مزایای این استراتژی مدیریت ریسک این است که برقراری ارتباط شدت خطرات برای ذینفعان که با تفاوت های ظریف یک پروژه خاص ناآشنا هستند ، آسان تر است.
• تشویق ارتباطات: مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که ارتباطات هر دو روش جریان دارد. مردم را به دلیل مطرح کردن مسائل در هنگام دیدن آنها مجازات نکنید و مطمئن شوید که به محض شناسایی ، خطرات احتمالی را برای حامیان مالی پروژه برقرار می کنید."اطمینان حاصل کنید که از رهبری کلیدی برای پروژه ها برخوردار است تا اطمینان حاصل شود که دقت کافی انجام شده است. این به ایجاد یک ذهنیت مالکیت برای هر شخص در تیم کمک می کند. با این توجه و قصد ، اتفاقات بزرگی رخ خواهد داد. "
• حفظ دید پروژه: شیوه های دید خوب اطمینان حاصل می کند که هرکسی که به یک نفر نیاز داشته باشد می تواند یک عکس فوری از کل پروژه داشته باشد ، و همچنین بینشی در مورد آنچه هر یک از اعضای تیم در آن کار می کند و چه زمانی. گاهی اوقات این در خارج ، دیدگاه پرنده می تواند به دیگران کمک کند خطراتی را که افراد نزدیک به این پروژه از دست داده اند ، شناسایی کنند.

از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید: نرم افزار مدیریت پروژه به تیم ها کمک می کند تا در تمام مراحل چرخه عمر پروژه سازماندهی شوند. بسیاری از گزینه های نرم افزاری ابزارهای قدرتمندی را برای مدیران پروژه ، از جمله روش های شناسایی ، ردیابی و مدیریت خطرات ارائه می دهند.

SmartSheet می تواند به شما در مدیریت و آماده سازی برای خطرات پروژه کمک کند

به مردم خود توانمند شوید تا با یک سکوی انعطاف پذیر که برای مطابقت با نیازهای تیم شما طراحی شده است - به فراتر و فراتر بروند - و با تغییر این نیازها سازگار شوید.

پلتفرم SmartSheet برنامه ریزی ، ضبط ، مدیریت و گزارش کار را از هرجای دیگر آسان می کند و به تیم شما کمک می کند تا مؤثرتر باشد و کارهای بیشتری انجام شود. در مورد معیارهای کلیدی گزارش دهید و در زمان واقعی کار را با گزارش های رول ، داشبورد و گردش کار خودکار ساخته شده برای اتصال و اطلاع رسانی تیم خود به کار خود ادامه دهید.

هنگامی که تیم ها در مورد کار و شفافیت وضوح دارند ، هیچ چیزی در این مورد وجود ندارد که در همان زمان چه چیزی می توانند انجام دهند. امروز SmartSheet را به صورت رایگان امتحان کنید.